Reguliere interne controles
De interne controles over 2018 zijn door het cluster Administratieve Organisatie en Interne Controle (AO/IC) uitgevoerd conform het door Gedeputeerde Staten in december 2017 vastgestelde Concern Interne Controle Plan 2018. Met dit plan geven Gedeputeerde Staten uitvoering aan de toetsing van artikel 10 van de verordening ‘Financieel beleid, financieel beheer en financiële organisatie’. Hierin is opgenomen dat Gedeputeerde Staten jaarlijks zorg dragen voor de interne controle op de getrouwheid van de informatieverstrekking en de (financiële) rechtmatigheid van de beheershandelingen.

De volgende interne controles zijn in 2018 uitgevoerd:

1. Verwerven en aannemen (Inkopen, aanbesteden, prestatielevering en factuurbetaling, grondadministratie);
2. Verstrekken en vaststellen subsidies;
3. Genereren van inkomsten (onderdeel Overige opbrengsten);
4. Instandhouden bedrijfskapitaal (onderdeel Betalingsverkeer);
5. Instandhouden bedrijfskapitaal (onderdeel Salarissen);
6. Planning en Control (onderdeel Begrotingsuitvoering).

Naast de hiervoor genoemde interne controles is in 2018 ook een zogeheten EDP-audit (Electronic Data Processing) uitgevoerd. Hierbij worden gedurende het jaar diverse controlewerkzaamheden uitgevoerd om een oordeel te vormen over de betrouwbaarheid en de integriteit van de geautomatiseerde omgeving van de organisatie.

Naar aanleiding van de in 2018 uitgevoerde interne controles zijn met de proceseigenaren en het management afspraken gemaakt om de opzet, bestaan en werking van de processen en beheersmaatregelen, waar nodig, verder te verbeteren.

Aanvullende interne controles
Naast de reguliere interne controles is in 2018 ook een aantal aanvullende interne controles uitgevoerd. De aanleiding om deze controles uit te voeren kan divers zijn. Zo kunnen bestuur en management een verzoek doen voor de uitvoering van een bijzonder onderzoek; kan de accountant adviseren om bepaalde onderwerpen nader te onderzoeken of geven ontwikkelingen in de externe omgeving aanleiding om dergelijke controles te initiëren. De in 2018 uitgevoerde aanvullende interne controles hebben vooral betrekking op de verdere verbetering/uitbreiding van de bestaande interne controles en het reageren op externe ontwikkelingen. De belangrijkste aanvullende interne controles die in 2018 zijn uitgevoerd zijn:

EDP-audit e-HRM systeem
Per 1 januari 2017 is de provincie overgegaan op een nieuw personeels- en salarissysteem van RAET (Youforce). De onderliggende processen binnen de afdeling P&O zijn voor een belangrijk deel hierop aangepast. Hierbij is nadrukkelijk rekening gehouden met het opnemen van afdoende beheersmaatregelen die het zich voordoen van (financiële) risico’s binnen deze processen zoveel als mogelijk moeten voorkomen. Kenmerk van deze proceswijzigingen is dat veel handmatige mutaties en controles vervangen zijn door geautomatiseerde handelingen. Dit zorgt ervoor dat er meer aandacht moet komen voor de betrouwbaarheid van de applicatie(s) die hiervoor worden gebruikt. Het vaststellen van deze betrouwbaarheid gebeurt doormiddel van het uitvoeren van een EDP-audit. Uitvoering hiervan heeft plaatsgevonden in november 2018 en heeft niet geleid tot bevindingen.

Gevolgen vervallen verplichte consultatielijst
In 2017 is de verplichte consultatielijst afgeschaft. Dit heeft tot gevolg dat de integraal manager binnen de provincie, samen met de behandelend ambtenaar, (nog) meer aan de voorkant moet aansturen op het zichtbaar en toetsbaar juist, volledig en tijdig toepassen en naleven van relevante wet- en regelgeving, besluiten en interne richtlijnen bij de te nemen besluiten. Hierbij zullen keuzes gemaakt moeten worden wanneer welke adviseurs moeten worden ingezet om dit te realiseren. In het geval dit niet of niet consequent gedaan wordt is het risico op onrechtmatige besluitvorming nadrukkelijk aanwezig. Het cluster AO/IC heeft in 2018, net als in 2017, aanvullende controles uitgevoerd op de in 2018 genomen materiele besluiten waarbij, ogenschijnlijk, geen juridisch- en financieel adviseur zijn betrokken. Doel van deze controle was om te toetsen of zowel de integraal manager als de behandelend ambtenaar ook daadwerkelijk hun verantwoordelijkheid op dit gebied nemen en onrechtmatige besluitvorming als gevolg van het afschaffen van de verplichte consultatielijst zich niet heeft voorgedaan. De uitgevoerde controle heeft niet geleid tot bevindingen.

Aanvullende controles naar aanleiding van aanbevelingen van Deloitte
De accountant heeft in september 2017 het eerste deel van zijn interim-controle 2017 uitgevoerd. Hierbij heeft hij voornamelijk gekeken naar de opzet van de huidige processen binnen de provincie. De resultaten van deze analyse zijn weergegeven in de managementletter 2017 die door Deloitte is opgesteld en hebben geleid tot een tweetal aanbevelingen waarmee in 2018 rekening gehouden zou moeten worden voor wat betreft de uitvoering van de interne controles.

1. Subsidieverstrekkingen

Met betrekking tot het proces Subsidieverstrekkingen heeft Deloitte aandacht gevraagd voor de volledigheid van het inzicht in de nog niet afgewikkelde subsidies; een strengere bewaking van de afgesproken subsidietermijnen en het doen van onderzoek naar de rechtmatigheid van subsidies die zijn verstrekt zonder betrokkenheid van Bureau Subsidies. Eind 2017 zijn door de afdeling Financieel Juridische Zaken (cluster AO/IC), in samenwerking met bureau Subsidies, een aantal acties in gang gezet om de volledigheid van het huidige inzicht in de nog niet afgewikkelde subsidies verder te verbeteren en te borgen. Eén van deze acties betreft het analyseren van de ‘hardheid’ van subsidieverplichtingen die zijn ontstaan in 2012 en in de jaren daarvoor. Deze verplichtingen zijn niet in alle gevallen vastgelegd in het subsidievolgsysteem dat in 2013 in gebruik is genomen (BPMOne). Voorlopige conclusie van deze analyse is dat een deel van deze subsidieverplichtingen kan vrijvallen. Deze vrijval is verwerkt in de jaarrekening 2018.

De tweede actie heeft betrekking op het, bij voorkeur, volledig zicht houden op de nog niet-afgewikkelde subsidies, inclusief de verantwoordingstermijnen en de aansluiting hiervan op de financiële administratie. Het huidige subsidievolgsysteem kent te veel beperkingen om aan de hiervoor genoemde voorwaarden te kunnen voldoen. Dat is de reden waarom dat in de loop van 2018 gestart is met het traject om een nieuw subsidievolgsysteem aan te schaffen cq. te ontwikkelen dat wel voldoet. De verwachting is dat deze nieuwe applicatie in de loop van 2019 in gebruik kan worden genomen.

2. Prestatieontvangstmelding

Zowel het cluster AO/IC als de accountant hebben in 2017 naar aanleiding van de door hen uitgevoerde interne controles geconstateerd dat de praktische uitwerking van de prestatieontvangstmelding (POM) op onderdelen voor verbetering vatbaar is. Hierbij zijn twee aspecten specifiek van belang. In de eerste plaats het toets- en zichtbaar vastleggen van documenten die gebruikt worden om de levering van een prestatie te onderbouwen. In de tweede plaats de inhoudelijke kwaliteit van de prestatieontvangstmelding zelf. Bij de uitvoering van interne controles in voorgaande jaren is gebleken dat regelmatig bewijsdocumentatie met betrekking tot geleverde prestaties niet of niet voldoende beschikbaar is. Op dit moment is de provinciale organisatie bezig met het aanbestedingstraject voor de aanschaf van een nieuw inkoopsysteem. Implementatie van dit nieuwe systeem staat gepland voor 2019. Als onderdeel van deze implementatie zal uitgebreid aandacht worden geschonken aan de (kwaliteits)vereisten van een prestatieontvangstmelding.